De acordo com a Vert Analytics, empresa especializada em soluções de dados, IA e hiperautomação para governo e grandes empresas, perder um prazo processual raramente acontece por falta de conhecimento jurídico da equipe: na maioria dos casos, o problema é uma movimentação que passou despercebida em meio ao volume de publicações que o jurídico precisa acompanhar diariamente, muitas vezes em vários tribunais ao mesmo tempo.
Departamentos jurídicos com centenas ou milhares de processos ativos dependem de alguém conferir manualmente diários oficiais e sistemas de tribunais diferentes, todos os dias, para identificar movimentações que exigem ação dentro de um prazo específico. Uma publicação revisada com pressa, ou simplesmente não vista naquele dia, pode custar caro semanas depois, quando já não há mais como corrigir a perda de prazo.
A CyndIA, solução própria de inteligência artificial da Vert Analytics dedicada à operação e gestão de risco jurídico, captura movimentações processuais diretamente nos tribunais integrados e sinaliza aquelas que exigem atenção dentro de um prazo determinado, reduzindo a dependência de conferência manual diária em múltiplas fontes.
Por que prazos processuais ainda são perdidos apesar do acompanhamento manual?
Acompanhar prazos processuais manualmente exige revisar publicações em diários oficiais e sistemas de tribunais que usam formatos e frequências de atualização diferentes entre si. Uma equipe responsável por milhares de processos precisa repetir essa conferência todos os dias úteis, sem exceção, mesmo em dias de menor disponibilidade de pessoal.
O volume dessa tarefa cresce junto com o número de processos ativos, e a atenção humana não escala da mesma forma. A Vert Analytics observa que uma pessoa revisando centenas de publicações por dia tem mais chance de deixar passar uma movimentação relevante do que quando o volume era menor, mesmo mantendo o mesmo nível de cuidado individual.
Esse risco se agrava em períodos de pico, como quando um responsável está de férias ou quando o volume de publicações aumenta por sazonalidade em determinado tribunal, situações em que a cobertura manual tende a ficar ainda mais vulnerável a falhas pontuais.
O que muda quando movimentações críticas geram alerta automático?
Sinalizar movimentações automaticamente significa que o sistema, e não uma pessoa revisando manualmente, é responsável por identificar quando uma publicação exige ação dentro de um prazo determinado, encaminhando esse alerta para quem precisa agir antes que o prazo se esgote. A Vert Analytics indica que essa mudança de responsabilidade é o que reduz a dependência da atenção individual de uma única pessoa naquele dia específico.
Essa mudança não elimina a necessidade de julgamento humano sobre como responder a cada movimentação, mas reduz a chance de uma publicação relevante passar despercebida simplesmente por volume ou por coincidir com um dia de menor atenção da equipe responsável por aquela conferência.
Como a CyndIA sinaliza movimentações e prazos críticos?
A CyndIA captura movimentações processuais diretamente dos tribunais já integrados à solução, interpretando o conteúdo de cada publicação para identificar se aquela movimentação exige ação dentro de um prazo específico, sinalizando o caso para revisão antes que o prazo se aproxime do vencimento. Essa captura acontece continuamente, e não em ciclos de revisão manual espaçados, o que ajuda a reduzir a janela de tempo entre a publicação de uma movimentação e o momento em que alguém no jurídico toma conhecimento dela.
Times jurídicos que passam a contar com esse apoio tendem a ganhar mais tranquilidade em relação a períodos de férias ou de maior volume de trabalho, já que a cobertura de movimentações deixa de depender inteiramente da disponibilidade de uma pessoa específica naquele momento.
A Vert Analytics reforça que esse apoio não substitui a decisão sobre como conduzir cada processo, mas reduz o risco de que essa decisão nem chegue a ser tomada por falta de conhecimento da movimentação a tempo.
O que essa antecipação muda na gestão de prazos do jurídico?
Quando a captura de movimentações deixa de depender de conferência manual diária, o jurídico ganha mais previsibilidade sobre sua própria carga de trabalho, sabendo com antecedência quais processos vão exigir atenção nos próximos dias, em vez de descobrir isso apenas na véspera do vencimento, quando as opções de resposta já ficam mais limitadas.
Essa previsibilidade também facilita a distribuição de trabalho entre a equipe, já que a lista de movimentações pendentes de resposta fica disponível de forma centralizada, sem depender de cada pessoa manter seu próprio controle paralelo em planilhas ou anotações individuais, prática que costuma gerar divergência entre o que cada um considera prioritário naquele momento.